Einleitung
Für ein renommiertes Unternehmen der maritimen Industrie in Kiel suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Hauptabteilung PSB (m/w/d) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung.
Sie verfügen über Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management, arbeiten strukturiert und behalten auch bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben stets den Überblick? Darüber hinaus überzeugen Sie durch Ihr Organisationstalent, Ihre Kommunikationsstärke und Ihren sicheren Umgang mit MS Office? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Ihre Aufgaben
- Sie strukturieren und pflegen interne Ablagen, Vorlagen und Informationsplattformen und stellen deren Aktualität sicher
- Sie erstellen und aktualisieren Präsentationen, Checklisten, Aushänge sowie weitere organisatorische Unterlagen
- Sie übernehmen administrative Aufgaben eigenständig und sorgen für effiziente und einheitliche Abläufe im Tagesgeschäft
- Sie koordinieren Termine, organisieren Besprechungen und Workshops und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung
- Sie dokumentieren Ergebnisse, verfolgen offene Aufgaben und behalten vereinbarte Fristen zuverlässig im Blick
- Sie pflegen Personallisten sowie weitere mitarbeiterbezogene Übersichten und stimmen relevante Informationen mit den zuständigen Ansprechpartnern ab
- Sie unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen
- Sie aktualisieren Reports und Kennzahlenübersichten und bereiten Informationen für Bereichs- und Projektbesprechungen auf
- Sie prüfen Daten und Auswertungen auf Vollständigkeit und Plausibilität
- Sie erstellen und bearbeiten Montageverträge nach vorgegebenen Standards
- Sie wickeln Bestellungen und Dienstleistungsbeauftragungen ab und unterstützen bei der Prüfung von Rechnungen
- Sie planen, buchen und rechnen Dienstreisen ab und übernehmen die organisatorische Betreuung von Gästen
- Sie koordinieren Büroausstattung, Arbeitsmittel und IT-Berechtigungen mit den zuständigen Fachbereichen
- Sie bringen eigene Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse und organisatorischer Abläufe ein
Ihre Perspektiven
- Sie profitieren von einer attraktiven Vergütung nach Tarifvertrag
- Sie erwartet ein abwechslungsreicher Einsatz in einem renommierten Industrieunternehmen in Kiel
- Sie werden persönlich und professionell durch die DIS AG betreut
- Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion innerhalb der Hauptabteilung
- Sie erhalten die Möglichkeit, eigene Ideen zur Optimierung von Prozessen und Abläufen einzubringen
- Sie profitieren von langfristigen beruflichen Perspektiven sowie einem professionellen Arbeitsumfeld
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sie bringen einschlägige Berufserfahrung in der Assistenz, Sachbearbeitung oder im Büromanagement mit
- Sie konnten idealerweise bereits Erfahrungen in einem industriellen oder technisch geprägten Unternehmensumfeld sammeln
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in den Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word und PowerPoint
- Sie bringen idealerweise Kenntnisse in SAP sowie Erfahrung im Umgang mit digitalen Informations- und Kollaborationsplattformen mit
- Sie bereiten Informationen, Daten und Auswertungen strukturiert, verständlich und adressatengerecht auf
- Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit Zahlen, Listen, Kennzahlen und administrativen Prozessen
- Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, vorausschauende und sorgfältige Arbeitsweise aus
- Sie überzeugen durch Organisationsgeschick, Eigeninitiative und eine verbindliche Kommunikation
- Sie verstehen es, Informationen und Zuarbeiten professionell und zielgerichtet einzuholen
- Sie gehen jederzeit diskret und verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um
- Sie arbeiten gerne im Team und behalten auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick
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