Einleitung
Du suchst eine verantwortungsvolle Position als Teamassistenz (m/w/d). Im Rahmen der direkten Personalvermittlung bringt dich die DIS AG mit einem etablierten Unternehmen in Essen zusammen. In deiner Rolle als Teamassistenz (m/w/d) in Essen arbeitest du eng mit der Geschäftsleitung und übernimmst zentrale organisatorische und administrative Aufgaben. Dich erwarten Homeoffice, Gleitzeit sowie ein attraktives Gehaltspaket und Benefits wie Job Rad und betriebliche Altersvorsorge.
Aufgaben
Du koordinierst und steuerst administrative Abläufe im Tagesgeschäft und sorgst für reibungslose Prozesse im Büroalltag
Du übernimmst die interne und externe Korrespondenz und formulierst Schriftstücke eigenständig und adressatengerecht
Du prüfst und bereitest Unterlagen sowie Dokumente strukturiert auf
Du koordinierst Termine und Meetings und stellst eine professionelle Vor- und Nachbereitung sicher
Du unterstützt bei der Organisation und Durchführung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen
Du erstellst Unterlagen, recherchierst Themen und bereitest Informationen übersichtlich auf
Du entwickelst Ablagestrukturen und das Dokumentenmanagement weiter
Du bearbeitest Bestellungen (z. B. Bürobedarf, IT-Hardware, Werkstattbedarf), verfolgst diese nach und übernimmst die Warenannahme sowie externe Beauftragungen
Du unterstützt im Bereich Mitarbeiterbetreuung, z. B. beim Zeitmanagement vor Ort
Du organisierst Geschäftsreisen sowie das Besuchs- und Fremdfirmenmanagement und betreust Gäste professionell
Perspektiven
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
Eine offene Du-Kultur, in der Ideen willkommen sind und jede Stimme zählt
Starker Teamzusammenhalt und eine ausgeprägte Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Ein attraktives, leistungsgerechtes Gehaltspaket
Kurze Entscheidungswege in einem modernen Unternehmensumfeld
Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Umfeld von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in MS Office bzw. Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) sowie idealerweise SAP
Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
Ausgeprägte Organisationsstärke und gutes Zeitmanagement
Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und sicheres Auftreten
Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
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