Verwaltungs- & Projektassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Koordination und Organisation administrativer sowie projektbezogener Abläufe zur Unterstützung der Projekt- und Niederlassungsleitung.
• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Projektmeetings.
• Begleitung von Bau- und Immobilienprojekten durch die strukturierte Erfassung, Verwaltung und Aufbereitung relevanter Informationen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Protokollen und Entscheidungsvorlagen für unterschiedliche Stakeholder.
• Sicherstellung einer transparenten und nachvollziehbaren Dokumentation innerhalb laufender Projekte.
• Verwaltung digitaler und physischer Projektunterlagen unter Berücksichtigung interner Qualitätsstandards.
• Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen Projektbeteiligten, Fachabteilungen, Dienstleistern, Behörden und Geschäftspartnern.
• Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Verträgen und projektbezogenen Auswertungen.
• Organisation des Büroalltags sowie professionelle Betreuung von Besuchern und externen Ansprechpartnern.
• Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Prozesse und organisatorischer Strukturen.

Ihre Perspektiven

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit langfristiger Perspektive und attraktiven Übernahmechancen.
• Tarifliche Vergütung sowie geregelter Urlaubsanspruch.
• Abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit Einblicken in spannende Bau- und Immobilienprojekte.
• Wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Kommunikationswegen und kollegialer Zusammenarbeit.
• Strukturierte Einarbeitung sowie individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Zusätzliche Benefits wie Fahrtkostenzuschuss und weitere Mitarbeitervorteile.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d), Immobilienkaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Alternativ ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Immobilienmanagement, Baumanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erfahrung in der Assistenz, Projektkoordination, Verwaltung oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion.
• Ausgeprägte Kompetenz in der Organisation, Priorisierung und Koordination unterschiedlicher Aufgaben und Termine.
• Routine im Umgang mit MS Office sowie digitalen Kollaborations-, Dokumentations- und Kommunikationstools.
• Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten und zielgruppengerecht bereitzustellen.
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen.
• Selbstständige, verantwortungsbewusste und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Idealerweise Kenntnisse aus dem Bau-, Architektur-, Immobilien- oder Projektumfeld; wichtiger sind jedoch Organisationsgeschick, Lernbereitschaft und die Fähigkeit, komplexe Abläufe effizient zu koordinieren.

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