Assistenz Organisation & Verwaltung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Geschäftsführung zuverlässig und professionell im operativen Tagesgeschäft.
• Sie koordinieren Termine, verwalten Kalender, organisieren Dienstreisen und behalten Fristen im Blick.
• Sie erstellen und bearbeiten Korrespondenz, Verträge, Präsentationen, Protokolle, Serienbriefe, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen sowie weitere Geschäftsdokumente.
• Sie übernehmen die Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings, Schulungen, Veranstaltungen, Gesellschafterversammlungen und Besucherterminen.
• Sie empfangen Gäste und sind Ansprechpartner:in für die Telefonzentrale.
• Sie pflegen und verwalten Betriebsvereinbarungen, Unternehmensunterlagen sowie digitale und physische Ablagestrukturen.
• Sie erstellen personalrelevante Dokumente wie Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Vollmachten und Arbeitszeugnisse.
• Sie koordinieren Schulungen, Weiterbildungsmaßnahmen sowie den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.
• Sie kümmern sich um die Verwaltung von Mobiltelefonen, Mobilfunkverträgen, der Telefonanlage und verschiedener Zugangsberechtigungen.
• Sie betreuen den Fuhrpark und verantworten dabei unter anderem An- und Abmeldungen, Versicherungsangelegenheiten, Schadensmeldungen und Tankkarten.
• Sie koordinieren externe Dienstleister und übernehmen die Beschaffung von Büro-, Werbe-, Versand- und Verbrauchsmaterialien.
• Sie organisieren Mitarbeiterpräsente, Catering-Angebote und die interne Mitarbeiterverpflegung.
• Sie pflegen die Unternehmenswebsite sowie verschiedene Unternehmensprofile.
• Sie erstellen, pflegen und koordinieren Preislisten, Druckunterlagen sowie Marketing- und Vertriebsunterlagen.
• Sie holen Angebote ein, vergleichen diese und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor.

Perspektiven

Sie erwartet eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit einem breiten Aufgabenfeld, in der Sie aktiv zum reibungslosen Ablauf des Unternehmens beitragen und eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und...

• eine unbefristete Vollzeitbeschäftigung mit einer attraktiven Vergütung
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• eine Gesundheitsprämie pro Quartal
• Zahlung von Sachzuwendungen in Höhe von 50€ pro Monat
• Vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Urlaub
• ggf. einen Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten
• einen zukunftsorientierten, abwechslungsreichen und modernen Arbeitsplatz in einem wachstumsstarken Unternehmen
• nach erfolgreicher Einarbeitung bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche möglich
• Raum für individuelles und eigenverantwortliches Arbeiten von Beginn an
• Schulungs- und Weiterbildungsangebote
• Familiäre Unternehmenskultur

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringen Sie mehrere Jahre Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren Funktion mit.
• Sie zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationstalent, ein hohes Verantwortungsbewusstsein sowie absolute Diskretion aus.
• Ihre Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben runden Ihr Profil ab.
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere in Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig.
• Sie haben eine Affinität für digitale Prozesse und organisatorische Abläufe.
• Kenntnisse in Adobe InDesign und Adobe Photoshop sind wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.
• Idealerweise besitzen Sie ein Auto oder sind anderweitig mobil.

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Ihr Kontakt

Für weitere Fragen zu dieser Position JN -112026-1196429, nehmen Sie gerne Kontakt mit Petra Gramkow unter +49 30 20398443 oder petra.gramkow@dis-ag.com auf.